O Governo do Estado promoveu recentemente o seu primeiro pregão eletrônico com tramitação integralmente realizada no SEI-BA, o sistema oficial de gestão de processos e documentos administrativos digitais no âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo. A licitação – homologada no Diário Oficial do Estado do último sábado (12) – vai viabilizar contratos no valor de aproximadamente R$ 105 milhões com as empresas Ford, Toyota e Fiat para a aquisição de 1.026 viaturas que irão servir às Polícia Civil e Militar e ao Departamento de Polícia Técnica (DPT).

“É a primeira vez que concluímos um processo de aquisição de materiais praticamente sem recorrer ao papel”, conta o coordenador de Apoio às Licitações Governamentais da Secretaria de Administração do Estado (Saeb), Adriano Oliveira, mostrando na tela do computador os arquivos com mais de 300 páginas que revelam todo o fluxo do processo do órgão, desde o encaminhamento, no início de junho, da solicitação feita pela Secretaria da Segurança Pública (SSP) até a homologação da licitação.

“Até os documentos enviados pelas empresas vencedoras em atendimento às exigências do pregão foram escaneados para permitir a viabilização no sistema”, enfatiza Adriano. Segundo o coordenador, sete dos 40 processos que estão sendo acompanhados pela sua área no momento estão tramitando no novo sistema. “Toda a nossa equipe já participou do treinamento e estamos fazendo um esforço grande para nos adaptarmos à mudança”.

Homologado o pregão, o processo segue agora para a Diretoria de Materiais da Saeb, que já está encaminhando os procedimentos para viabilizar a assinatura dos contratos. “Lançar os documentos no SEI é super-fácil. Os servidores das diferentes áreas podem acompanhar o processo ao mesmo tempo, e há um ganho grande tanto para os cofres públicos, como para o meio ambiente com a redução no consumo de papel”, afirma a coordenadora de Gestão de Compras da Diretoria de Materiais da Saeb, Ana Mercedes.

A implantação do Sistema Eletrônico de Informações está sendo realizada em caráter piloto pela Saeb. A proposta, entretanto, é que a iniciativa seja adotada, gradativamente, em outras instituições ligadas ao Governo do Estado. O objetivo é extinguir a utilização do papel como suporte físico para processos administrativos, com ganhos em agilidade, transparência e redução de custos para a máquina pública.

Com a iniciativa, a Bahia se tornou o primeiro estado do País a implantar o sistema, criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). O SEI é o sistema adotado no projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), ação conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o propósito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.

Fonte: Ascom/Secretaria da Administração do Estado (Saeb)